Décrire la procédure permettant d’enregistrer un don de produits sans générer de facture, tout en assurant une traçabilité complète des mouvements de stock.
Contexte
Dans certains cas, des produits peuvent être remis gratuitement (cadeaux, dons, échantillons, etc.). L’application ne permet pas d’effectuer cette opération directement sans impact sur le suivi des stocks.
La méthode recommandée consiste à utiliser un dépôt dédié afin d’assurer la traçabilité des sorties de stock.
Prérequis
- Disposer des droits d’accès aux modules Stock et Dépôts.
- Les produits à offrir doivent être disponibles dans le dépôt principal.
- Avoir les autorisations nécessaires pour créer un dépôt et effectuer des mouvements de stock.
Procédure
Étape 1 : Créer un dépôt dédié aux produits offerts
- Accéder au module structure.
- Sélectionner Dépôts de stockage.
- Cliquer sur Nouveau.
- Créer un dépôt nommé, par exemple, Dépôt Cadeau.
- Enregistrer le nouveau dépôt.
Résultat attendu
Le dépôt Dépôt Cadeau est créé et disponible pour les mouvements de stock.
Étape 2 : Effectuer un transfert de stock
- Accéder au module Transfert de stock.
- Cliquez sur traitement/document de stock
- Créer nouveau puis mouvement de transfert.
- Sélectionner :
- Dépôt source : ex Dépôt nkolbisson.
- Dépôt destination : Dépôt Cadeau.
- Ajouter les produits à offrir ainsi que les quantités correspondantes.
- Valider le transfert.
Résultat attendu
Les produits sont transférés du dépôt principal vers le dépôt Dépôt Cadeau.
Étape 3 : Effectuer un mouvement de sortie
- Accéder au module Transfert de stock.
- Cliquez sur traitement/document de stock
- Créer nouveau puis mouvement de sortie
4. Sélectionner le Dépôt Cadeau comme dépôt de sortie.
5. Ajouter les produits concernés ainsi que les quantités remises.
6. Valider le mouvement.
Résultat attendu
Les produits sont sortis du Dépôt Cadeau, ce qui enregistre officiellement le don dans le système.
Résultat attendu
À l’issue de cette procédure :
- Les produits offerts sont correctement retirés du stock.
- Aucun document de vente ou facture n’est généré.
- Les mouvements de stock restent entièrement traçables.
- Le stock physique et le stock informatique demeurent cohérents.
Points d’attention
Important :
Il est recommandé d’utiliser exclusivement le Dépôt Cadeau pour les produits remis gratuitement. Cette pratique facilite le suivi des dons et simplifie les contrôles de stock.
Veillez également à enregistrer les quantités exactes afin de garantir la fiabilité de l’inventaire.
Questions fréquentes (FAQ)
Peut-on offrir un produit sans établir de facture ?
Oui. Il est recommandé d’utiliser un dépôt dédié (Dépôt Cadeau) et d’effectuer un mouvement de sortie afin de conserver la traçabilité des stocks.
Pourquoi créer un dépôt spécifique ?
Le dépôt dédié permet d’identifier clairement les produits remis gratuitement et de distinguer ces sorties des ventes ou des autres mouvements de stock.
Cette procédure impacte-t-elle le stock ?
Oui. Les quantités offertes sont retirées du stock à travers le mouvement de sortie effectué depuis le Dépôt Cadeau.
Mots-clés
Don de produits • Cadeau • Dépôt Cadeau • Mouvement de stock • Sortie de stock • Transfert de stock • Gestion des stocks • Traçabilité