Ce guide vous explique comment accéder aux documents de vente, créer de nouveaux documents et utiliser la fonction de transformation de document.
1. Accéder aux documents de vente
- Rendez-vous dans le menu Traitement.
- Cliquez sur le sous-menu Documents de vente.
La liste de vos documents s’affiche. Si aucun document n’a été créé, la page sera vide.
Options disponibles sur l’interface :
- Filtrer la liste (1) : Affiner la recherche des documents.
- Type de document (2) : Filtrer par type (ex. Préparation de commande, Bon de commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, etc.).
- Personnaliser l’affichage (3) : Ajouter ou masquer des colonnes dans le tableau.
- Actions principales (4) :
- Créer un nouveau document.
- Ouvrir le document sélectionné.
- Supprimer un document.
- Sélectionner (bouton actif lorsqu’un document est coché).
- Fermer la fenêtre actuelle.
- Liste des documents (5) : Consulter l’ensemble des pièces enregistrées.
2. Création d’un document de vente
Une fois les prérequis configurés, vous pouvez créer votre document de vente :
- Depuis la page des documents de vente, cliquez sur le bouton Créer.
- La création s’effectue en deux étapes :
- Étape 1 – Entête du document : Renseignez les informations générales (client, date, etc.) puis validez.
- Étape 2 – Ajout des articles : Une fois l’entête validée, la section des articles devient accessible.
Astuce pour ajouter un article : Placez votre curseur dans le champ Désignation, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour rechercher et sélectionner la référence souhaitée.
3. Transformation des documents de vente
La fonction Transformer permet de générer automatiquement un nouveau document à partir d’un document existant (par duplication ou conversion), évitant ainsi toute resaisie.
Avantages de la transformation :
- Gain de temps : Suivi fluide du cycle de vente (Devis ➔ Bon de commande ➔ Bon de livraison ➔ Facture).
- Flexibilité : Possibilité de sauter des étapes (ex. passer directement du Devis à la Facture).
- Gestion automatique : Prise en charge des reliquats de commande.
- Modifications autorisées : Ajustement des prix, des quantités, des remises ou des dates de livraison lors du transfert.
Procédure :
- Dans la liste des documents, double-cliquez sur le document souhaité (ou sélectionnez-le puis cliquez sur Ouvrir).
- Dans le document ouvert, cliquez sur le bouton Transformer.
- Le formulaire de transformation s’affiche : choisissez le type de document cible à générer.
- Renseignez les champs requis puis validez en cliquant sur OK.