La Gestion des documents est un outil de traçabilité des factures d’achat permettant :
- À l’acheteur (la personne à l’origine de la demande) : de valider la conformité de la facture.
- Au responsable financier : d’autoriser le paiement de la facture d’achat.
Accéder aux documents d’achat
Pour accéder à la page des documents d’achat :
- Allez sur le menu Traitement.
- Cliquez sur le sous-menu Documents d’achats.
Remarque : La page s’affiche vide si aucun document n’a été créé. Dans le cas contraire, vous verrez la liste des documents existants.
Depuis cette page, vous avez la possibilité de :
- Filtrer la liste des documents (1).
- Lister les documents en fonction de leur type (2) (ex. : Préparation de commande, Bon de commande, Bon de livraison, Bon de retour…).
- Personnaliser l’affichage en ajoutant des colonnes à la liste (3).
- Voir la liste des documents (5).
- Effectuer certaines actions (4) telles que :
- Créer un nouveau document.
- Supprimer un document.
- Sélectionner un document (bouton actif uniquement après avoir sélectionné un élément).
- Ouvrir un document.
- Fermer l’interface de liste.
Création d’un document d’achat
Prérequis
Plusieurs prérequis sont nécessaires avant de pouvoir utiliser l’option de création d’un document dans l’application Aurore ERP :
- Profils et droits : Définir des profils collaborateurs (Acheteurs et/ou Responsables Financiers) et leur associer les droits utilisateurs correspondants.
- Fiches Fournisseurs : Rattacher le nom de l’acheteur aux fiches Fournisseurs.
- Circuit de validation : Définir un circuit de validation qui activera l’option de Gestion des documents.
Étapes de création
Une fois les prérequis configurés :
- Dans la page des documents, cliquez directement sur le bouton Créer.
- Sélectionnez le type de document pour afficher le formulaire de création.
La création s’effectue en deux étapes :
- Étape 1 : Remplissage de l’en-tête du formulaire.
- Étape 2 : Ajout des articles reliés au document (accessible uniquement après la validation de la première étape).
💡 Astuce : Pour relier un article à un document, placez le curseur dans la zone de saisie « Désignation » et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
Transformation des documents d’achat
La fonction Transformer (accessible depuis la fenêtre des documents) permet de générer un nouveau document à partir d’un document existant, ou d’effectuer des transformations par duplication.
Avantages de la transformation
Cette fonction vous évite des saisies répétitives et vous permet :
- De ne pas re-saisir les documents successifs de la chaîne d’achat (devis ➔ bon de commande ➔ bon de livraison ➔ facture).
- De sauter des étapes (ex. : passer directement du devis à la facture).
- De supprimer un document et de revenir à l’étape précédente.
- De bénéficier d’une gestion automatique des reliquats.
- Personnaliser et apporter des modifications à tous les niveaux (prix, quantités, dates de livraison, remises, etc.).
Procédure de transformation
- Depuis la page des documents, double-cliquez sur un document (ou sélectionnez-le puis cliquez sur Ouvrir).
- Cliquez sur le bouton Transformer pour accéder au formulaire de transformation.
- Choisissez le type de document que vous souhaitez générer.
- Remplissez les champs nécessaires, puis cliquez sur OK pour enregistrer.
(Si besoin, cliquez sur Reporter pour décaler une session).